Privacybeleid

Werkvertaling, niet gevalideerd: zolang een advocaat deze taal niet heeft gevalideerd, is alleen de gevalideerde Franse versie rechtsgeldig. Traduction de travail, non validée : seule la version française validée fait foi tant qu'un avocat n'a pas validé cette langue. Version française

Ontwerp in afwachting van juridische validatie. Deze tekst kan nog wijzigen.

Versie van [A COMPLETER : datum van inwerkingtreding].

Verwerkingsverantwoordelijke

XiwiX SRL, Rue Jules Borbouse 42, 5170 Profondeville, België, btw BE 0698.895.985, die de dienst XiwiX exploiteert.

Contact voor alle vragen over uw gegevens: contact@xiwix.be.

Verwerkte gegevens

Account: naam van de onderneming, professioneel e-mailadres en naam van elke gebruiker, rol (accounthouder of lid), datum van aanmaak en van laatste aanmelding.
Zoekprofielen: beschrijving van de activiteit, opgenomen en uitgesloten trefwoorden, gevolgde departementen, en de geschiedenis van hun wijzigingen.
Meldingen en feedback: verzonden aankondigingen, oordelen "relevant" of "niet relevant" en opmerkingen bij de meldingen.
Identificatie van de onderneming: ondernemingsnummer (SIREN, SIRET, KBO-nummer of btw-nummer), gevraagd bij de inschrijving om na te gaan dat de dienst voorbehouden is aan ondernemingen en om de facturen op te maken, en het facultatieve antwoord op “Hoe hebt u ons leren kennen?”.
Meting van het gebruik van de dienst: geopende detailpagina's van aankondigingen, klikken naar de officiële aankondiging en naar de opdrachtdocumenten, feedback en sorteringen, aangegeven deelnames, wijzigingen van profielen, uitschrijvingen en opzeggingen (zie “Meting van het gebruik van de dienst”).
Offertedossiers: informatie en documenten die worden aangeleverd om een technische memorie op te stellen. Ze kunnen gegevens over uw medewerkers bevatten (bijvoorbeeld referenties of loopbanen): bezorg alleen wat voor het dossier nodig is. De ingediende stukken worden versleuteld bewaard, buiten de databank.
Betaling: klant-ID bij Stripe, status van het abonnement, bestellingen en facturen. Kaartnummers worden rechtstreeks bij Stripe ingevoerd en bereiken ons nooit.
Verzonden e-mails: volledige kopie van de berichten die de dienst u stuurt (aanmeldlinks, meldingen, facturatieberichten). Een kopie van een aanmeldingsmail bevat dus de link zoals hij werd verzonden; die link geeft geen toegang meer zodra hij gebruikt is, noch na 20 minuten.
Technische logbestanden: IP-adres, datum en uur, gevraagde pagina. De aanmeldlinks die naar klanten worden gestuurd, verschijnen er gemaskeerd.
Cookies: alleen cookies die nodig zijn voor de werking van de site: sessie (hoogstens 30 dagen, verwijderd bij het afmelden), bescherming van de formulieren (een jaar), “langue” (de voor de site gekozen taal, een jaar), stap van de code van de authenticatie-app na het openen van een aanmeldlink (15 minuten), geopende inschrijvingslink (hoogstens 7 dagen, tot het account is aangemaakt) en pagina “Open uw mailbox” na de inschrijving (het ingevoerde adres, een uur). Details in de wettelijke vermeldingen.

De aankondigingen van overheidsopdrachten zelf zijn openbare gegevens uit het BOAMP en uit TED.

Doeleinden en rechtsgronden

De dienst leveren (account, aanmelding, meldingen, samenvattingen, offertedossiers): uitvoering van de overeenkomst.
Factureren en de boekhouding voeren: wettelijke verplichting.
De relevantie van uw meldingen verbeteren op basis van uw feedback: uitvoering van de overeenkomst.
De profielen van uw onderneming afstellen op basis van uw gebruik van de dienst (meting van het gebruik): uitvoering van de overeenkomst.
De veiligheid van de dienst verzekeren, misbruik voorkomen en de technische logbestanden bewaren: gerechtvaardigd belang.
Bij de inschrijving nagaan dat de onderneming niet op onze weigeringslijst staat (bijvoorbeeld na misbruik): gerechtvaardigd belang.

[A COMPLETER si une lettre d'information gratuite est proposée : rechtsgrond (toestemming of gerechtvaardigd belang bij prospectie tussen professionelen), uitschrijving met één klik in elke verzending.]

Bewaartermijnen

Aanmeldlinks: 20 minuten geldig, eenmalig te gebruiken. Om een link te controleren, registreren wij een vingerafdruk waarmee hij niet kan worden gereconstrueerd; de dagelijkse opschoning wist die binnen twee dagen na het verlopen van de link. De link zelf blijft in de kopie van de e-mail waarin hij werd verstuurd (zie "Kopieën van verzonden e-mails").
Sessies: hoogstens 30 dagen voor een klant.
Account, profielen, meldingen en feedback: zolang het account bestaat, daarna [A VALIDER : 3 jaar] na de afsluiting ervan voor de afhandeling van eventuele geschillen.
Gebruiker die uit een account wordt verwijderd: zijn gebruikersgegevens worden gewist; zijn feedback op de meldingen wordt bewaard zonder band met zijn persoon.
Meting van het gebruik van de dienst: 24 maanden, daarna anonieme totalen per maand, per type en per profiel.
Account aangemaakt via de online inschrijving en nooit bevestigd (geen aanmelding via de ontvangen link): gewist 7 dagen na de inschrijving, met inbegrip van de kopieën van de e-mails die ernaar zijn verzonden.
Stukken en informatie die voor een offertedossier worden aangeleverd, en wat daaruit wordt afgeleid (uittreksels, ontwerp, controles): 30 dagen na de levering van het dossier, de annulering ervan of, voor een nooit geleverd dossier, de uiterste datum voor de indiening van de offertes; de geleverde memorie blijft met uw account tot uw beschikking.
Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar, termijn opgelegd door de boekhoudwetgeving.
Kopieën van verzonden e-mails: [A VALIDER : 12 maanden].
Technische logbestanden: [A VALIDER : 6 maanden].

Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden niet verkocht of verhuurd. Ze zijn toegankelijk voor het personeel van de dienstverlener dat ze nodig heeft en voor de volgende verwerkers, binnen de grenzen van hun opdracht:

Stripe (online betaling, facturatie, portaal voor het beheer van het abonnement);
de hostingprovider van de site en de gegevens: Combell nv (server in Amsterdam, Nederland, Europese Unie; DX75 van 20 oktober 2026, vervangt Hetzner) *[à valider par l'avocat]*;
de dienstverlener voor het verzenden van e-mails: Scaleway (Europese Unie);
de opslag van de back-ups buiten de server, versleuteld vóór verzending: Scaleway (Europese Unie);
Anthropic, leverancier van het taalmodel, als de dienst voor automatische redactie is ingeschakeld: de beschrijving van uw activiteit om een profiel te genereren, de tekst van de aankondigingen om ze samen te vatten en, voor een offertedossier, de informatie die u voor dat dossier hebt aangeleverd.

De uiterste indieningsdata, bedragen en criteria in de samenvattingen worden nooit door het taalmodel opgesteld: ze worden uit de aankondiging gehaald, met hun bron.

Doorgiften buiten de Europese Unie

Sommige verwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken, met name in de Verenigde Staten. [A COMPLETER : waarborgen voor elke doorgifte, bijvoorbeeld modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of certificering onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.]

Meting van het gebruik van de dienst

Opdat uw meldingen beter worden, noteert de dienst uw gebruik: het openen van detailpagina's van aankondigingen; klikken naar de officiële aankondiging en naar de opdrachtdocumenten, via een doorverwijzingslink die geen cookie en geen pixel plaatst; uw feedback en sorteringen (relevant of niet, interessant of niet) en de geschiedenis ervan; de deelnames die u aangeeft (geïnteresseerd, offerte ingediend met het bedrag ervan, opdracht gewonnen, verloren of opgegeven); de wijzigingen van uw profielen; de uitschrijvingen en opzeggingen, met hun reden.

Deze gegevens dienen uitsluitend om de profielen van uw onderneming af te stellen (uitvoering van de overeenkomst). Ze worden niet gebruikt om de dienst voor alle klanten te verbeteren zolang u niet vooraf over dat gebruik bent geïnformeerd. Ze worden 24 maanden bewaard en daarna vervangen door anonieme totalen per maand, per type en per profiel.

Geautomatiseerde beslissingen

De indicatieve score wordt automatisch berekend. Het is een hulpmiddel bij de beslissing: hij heeft geen rechtsgevolgen en u beslist zelf of u op een opdracht inschrijft.

Beveiliging

Aanmelding zonder wachtwoord via een eenmalige link of code die 20 minuten geldig is, gevolgd door de code van de authenticatie-app bij elke aanmelding; een aanmelding blijft hoogstens 30 dagen open en wordt nooit verlengd door het gebruik. De controle gebeurt op een vingerafdruk van de link; de bewaarde kopie van de aanmeldingsmail bevat de link, die niet meer werkt zodra hij gebruikt of verlopen is. Geen bankkaartgegevens op onze servers. [A COMPLETER : versleuteling van de uitwisselingen (HTTPS) en back-ups, zodra de hosting gekozen is.]

Uw rechten

U hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens. De houder van het account kan alle gegevens van de onderneming zelf exporteren en de wissing ervan vragen, via de pagina “Mijn gegevens” van zijn klantenruimte. U kunt ook schrijven naar contact@xiwix.be; wij antwoorden binnen een maand.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of bij de toezichthoudende autoriteit van uw land, bijvoorbeeld de CNIL in Frankrijk (www.cnil.fr).